この記事で解決できること
🤔説明しただけなのに言い訳をしてると思われてしまう
🤔上司や先生に状況をうまく説明できない
🤔説明することが怖い
以上の困りごとを解決できる記事です。
この記事を読めば、相手に言い訳していると誤解されにくい説明の仕方がわかりますので、ぜひ最後までご覧ください。
説明は「言い訳」と
誤解されてしまうことがある
会社や学校など、集団で生活していると説明を求められることがあります。
🔽集団で説明を求められる事例🔽
■遅刻をしたとき
■休まなくてはいけなくなったとき
■計画が予定通りにすすんでいないとき
■提出物が提出されていないとき
こうした説明を求められる事例は、日常生活の中でとても起こりやすいものです。
会社の上司や先生に「どうしてそうなったのか」を説明したことがある人も、多いのではないでしょうか？
しかし、状況を説明すると、相手に「言い訳するな」などと誤解されてしまう場合があります。
こうした誤解が生まれてしまうのは、説明が相手にとって言い訳に聞こえやすくなる理由があるからです。
説明を言い訳と
誤解されてしまう理由
ここからは、説明が相手にとって言い訳に聞こえやすくなる理由について解説していきます。
これまでに説明して言い訳だと誤解されてしまった経験がある人は、これからご紹介する４つの理由が当てはまりそうかチェックしてみましょう！
予想外の出来事にたいして、相手が感情よりも責任を重要視していると「誰のせいでこうなったか」を知りたいと感じやすくなります。
そして、責任がどこにあるかを知りたい状態で説明を聞くと「この人は責任を回避しようとしているかもしれない」と考えてしまう場合があるのです。
相手が怒っていたりショックを感じていたりすると、状況を説明しても理解してもらいにくい可能性があります。
なぜなら、人は感情的になると出来事や正論よりも、自分の気持ちに意識が向きやすいからです。
こうした状態で説明を聞くと「言い訳する前に謝罪してほしい」と感じやすくなる場合があります。
人は説明の内容がわかりにくいと「話をそらされた」と感じることがあるため、言い訳していると誤解してしまう場合があります。
🔽わかりにくい説明の例🔽
■一番伝えたいこと（結論）がわからない
■話が長い
■時系列がめちゃくちゃ
■話題がコロコロ変わる
相手が過去に、言い訳をされて辛い経験をしていたり、「言い訳は許されない」という環境で育っていたりすると、言い訳や説明そのものに苦手意識をもっている可能性があります。
すると、自分は状況を説明しているだけであっても、相手には説明が否定的に聞こえてしまったり、無意識に「言い訳している」と感じてしまったりする場合があるのです。
当てはまりそうな理由はありましたか？
このように、説明が相手に「言い訳」と誤解されてしまうのは、自分だけでなく、相手の状態や経験が影響している場合もあります。
説明を言い訳と
誤解されないための対策
ここからは、説明が言い訳だと誤解されないための対策について解説します。
これからご紹介する２つの対策は、心がけることで効果を実感しやすいものですので、できそうな対策から実践してみましょう。
🙌説明を言い訳だと誤解されないための対策🙌
対策①
いきなり説明するのではなく
『感情→確認』の順で伝える
いきなり説明を始めてしまうと、相手が感情的になっている場合はしっかり聞いてもらえない可能性があります。
しかし『感情→確認』の順に伝えるようにすれば、相手の感情を大切にしながら、相手が説明を聞ける状態かを確かめることができます。
こうすることで、たとえ相手が感情的になっていたとしても、落ちついて会話をしやすくなるでしょう。
また相手が説明を聞けることが確認できれば、自分も安心して状況を説明することができます。
（例）「ご心配をおかけしてすみません。(感情）
状況を説明してもよろしいですか？(確認）」
対策②
説明は『結論→理由１つ』の形で
簡潔に伝える
どうしてそうなったのか（結論）を説明するときは、相手に「言い訳している」と誤解されないよう、簡潔に伝えることが大切です。
なぜなら、人は情報量が多すぎると、どの情報が一番大切なのかを見失いやすいからです。
そのため、出来事はすべて説明しようとするのではなく、『結論→理由１つ』の形で説明するのがオススメです。
また、補足情報は相手に尋ねられたら話すようにすると、説明が整理されて伝わりやすくなるため、より「言い訳している」と誤解されにくくなるでしょう。
（例）🕙体調不良で会社に遅刻したとき🕙
「遅れてしまい申し訳ございません。(結論）
体調が優れず朝動くことができませんでした(理由）」
🕙期限に間に合わなかったとき🕙
「期限に間に合わず申し訳ございません。(結論）
最終確認に予定以上の時間がかかりました(理由）」
対策をしても言い訳と
誤解されてしまうときの考え方
説明する相手によっては、前の章でご紹介した対策や自分なりの工夫を実践しても、くり返し『言い訳扱い』をされてしまうことがあります。
このような相手は、価値観と言葉の受け取り方が自分と違っている可能性が高く、無理して関わり続けると精神的に疲れやすくなってしまいます。
そのため、対策してもくり返し『言い訳扱い』してくる相手には、「関わりは最小限にする」という考え方を大切にしてみましょう。
あいさつと必要最低限の報告・連絡・相談さえできていれば、たとえ相手にわかってもらえないことがあったとしても、集団のなかで自分の心を守りやすくなるでしょう。
【まとめ】
説明自体は言い訳にならない
今回の記事を読んで、説明が言い訳だと誤解されてしまう理由と対策について深く知れたのではないでしょうか！
最後にご紹介した内容をおさらいしていきましょう。
説明は「言い訳」と誤解されてしまうことがある
説明が言い訳だと誤解されてしまう理由
①相手が感情よりも責任を重要視している
②相手が説明を聞ける状態ではない
③説明の内容がわかりにくい
④相手が言い訳や説明そのものに苦手意識をもっている
説明を言い訳だと誤解されないための対策
①いきなり説明するのではなく『感情→確認』の順で伝える
②説明は『結論→理由１つ』の形で簡潔に伝える
対策してもくり返し『言い訳扱い』してくる相手には、「関わりは最小限にする」という考え方を大切にする。
説明自体は、言い訳ではありません。
しかし、相手によっては説明を「言い訳だ」と感じてしまうことがあります。
そして、その理由は相手にある場合もありますが、自分にある場合もあるのです。
もし、説明を言い訳だと誤解されてしまった経験があるのならば、これからは誤解されないように自分ができそうな対策から実践してみてくださいね。
📰この記事が役立った人にオススメな記事📰
